来源︱金诚同达律师事务所

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企业规章制度作为企业内部“法律”，是全体员工的行为规范。现行劳动法律对企业规章制度的制定有着严格的程序性要求，在企业日常管理和劳动纠纷处理中，企业规章制度要真正地发挥其应有的作用，不仅实体内容需具备合法性与合理性，在制定程序上也要符合法律规定。实务中，部分企业容易陷入重实体而轻程序的误区，由于规章制度制定程序存在瑕疵而未被采信。如何规范规章制度制定程序，减少潜在的法律风险是本文阐述的重点。

一、规章制度制定的民主程序

《劳动合同法》第四条对用人单位制定规章制度应当履行的民主程序作了如下规定， “用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”由此可见，规章制度的民主程序可分为两大步骤，一是征求意见，二是协商确定。

（一）征求意见，是指企业起草的规章制度草案首先应提交给职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见。

1、职工代表大会讨论

对于有职工代表大会的企业，可以召开职工代表大会对规章制度草案进行讨论，听取职工代表意见。召开职工代表大会讨论，应做好会议通知、签到文件、会议纪要等，并留档保存。

2、向全体职工征求意见

对于未建立职工代表大会的企业，可以向全体员工征求意见，常见的方式有群发电子邮件、张贴公告栏征集和书面征集等，这几种方式各有利弊，企业可以选择使用或者组合使用。

（1）电子邮件较为方便快捷，且节约成本，但其如果作为电子证据适用需经公证，增加企业的举证成本。

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（2）公告栏征集成本低且容易操作，但存在着证据保存的问题。如果企业选择使用公告栏征集，应注意留存公告痕迹，拍照保存公告内容。

（3）书面征集在操作上比较繁琐，企业需要向每位员工发放并回收反馈，此环节应当注意要由员工本人亲自签字确认。如企业的员工数量较多，人工成本和时间成本较高，但书面证据可信度较高，证明力较强，一旦出现相关纠纷，企业在举证上会比较有利。

（二）协商确定

当各方意见都汇集后，企业应当记录好各方的意见，并根据各方意见进行梳理、归类和总结，根据收集到的意见和建议对规章制度草案进行完善，形成建议稿，与工会或者职工代表协商确定最终的规章制度文本。若企业建立了工会的，可与工会协商确定；没有建立工会的企业可与职工代表协商确定。

关于平等协商的规定是否意味着工会或者员工对规章制度的内容有决定权呢？《劳动合同法》并没有回答这个问题。根据目前的司法实践来看，“平等协商确定”并非指应当得到工会或职工代表的同意，规章制度的制定还是采取“共议单决”的模式，即员工方可以对规章制度的内容提出不同的修改建议，但企业可最终决定这些的建议是否采纳。企业只要履行了平等协商程序，即使不采纳员工建议也不会影响到规章制度民主程序的合法性。

在司法实务中，很多企业只注重公示程序，忽略了民主程序。虽然部分法院在审查规章制度程序合法性时并未对民主程序有严格的要求，而从诚实信用原则考虑，认为如果员工已声明愿意遵守规章制度的规定，且规章制度未违反合同约定或法律规定，应当对规章制度的效力予以肯定。但为了最大限度地减少因此带来的法律风险，本文建议企业在制定规章制度过程中应当严格履行民主程序，并留存好相关证据。

二、规章制度的公示程序

《劳动合同法》第四条对公示程序有如下规定：“企业规章制度在经过民主程序后，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”在实务当中，往往有多种公示方式，企业可自行选择使用或组合使用：

（一）签收。企业可以向所有员工发放规章制度，并让每一位员工在签收单上签字。这种方式印刷成本较高，优点是企业容易举证已经公示，且便于员工随时查阅和学习，能够有效预防劳动争议的发生。

（二）培训。企业可以部门等为单位进行培训，对公司各项规章制度进行培训、学习，以起到告知员工的目的。企业应当注意保留可体现培训时间、地点、参会人员、培训内容、员工签到等的证据，在以后举证上会比较有利。而这种方式的缺点在于，企业专门组织培训会花费较大的人力和时间成本，员工数量较多的企业尤甚。

（三）考试。企业事先设计关于规章制度内容的试卷，组织所有员工参加的考试，试卷原件则由公司保留。试卷的制定虽耗费一定人力、物力，但由本人亲自签字的书面文本可信度较高。本文建议企业在设计试卷内容时，把一些重要的条款制作成题目考核，比如严重违纪情形、奖金发放条件等等，不仅能提醒员工遵守规定，也能在相关纠纷产生时作为有力证据。

（四）公告。公告分为系统公告、公告栏、电子邮件群发等，正如前文所述，所有涉及电子证据的都存在着举证较困难的问题，必要时，企业应当将电子证据予以公证。如果是通过公告栏公告的，企业应当注意拍照或录像，最好还是让员工签署已公示确认函之类的文件。

无论哪种方式，企业只要可以证明规章制度已经让员工知晓即可。本文建议企业在履行公告程序的过程中多注意证据留存，特别是书面证据留存。在规章制度公示之后，企业可以让员工签署关于规章制度已经公示过的确认文件，在此类文件上不仅要明确公示的具体文件名称，还可以写上这样的内容：“我已认真阅读并理解了已经公示并履行过民主协商程序的XX规章制度，愿意遵守xx劳动规章制度。”

合法有效的规章制度不仅对员工具有约束力，也能成为仲裁委和法院审理劳动争议案件的依据。企业在制定规章制度的过程中，应当注重制定流程和法律程序，最大限度地保障自身合法权益。

作者简介：

唐付强，北京金诚同达律师事务所合伙人，上海市律师协会劳动法专业委员会委员。唐律师对劳动法相关事宜的咨询、人力资源合规、仲裁/诉讼工作积累了丰富的实践经验，为诸多跨国公司修订劳动法相关文件提供建议和意见（包括但不限于劳动合同、保密协议、竞业限制协议、培训协议及员工手册），代理客户参与劳动争议的调解、仲裁、诉讼，协助客户应对突发事件和危机，协助客户与工会或员工进行沟通谈判。唐律师还为诸多跨国公司和大型国有企业在收购重组、搬迁时，制订人力资源重组及员工转移、员工安置方案。

范诗桦，北京金诚同达律师事务所律师助理。毕业于华东政法大学，精通劳动法，擅长劳动法相关的咨询，劳动仲裁诉讼案件代理，在劳动人事文本制作审核修订等方面也积累了丰富的实践经验。

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